Werkplanning & Roosters

Jan Organisatie

Een werkplanning maak je op omdat je een gewenst resultaat wilt bereiken ondanks constante veranderingen. Werkplanning geeft een helder overzicht over beschikbare mensen en middelen binnen een bepaalde termijn.
De menselijke geest werkt ook veel sneller met beelden. Daarom is een werkplanning altijd een visueel bord en nooit een lijst.

EERST VISIE EN DAN TACTISCHE EN OPERATIONELE PLANNING

De beschikbaarheid van mensen verandert constant en je wenst toch een flexibele werkorganisatie.
Maar hoe zet je een flexibele organisatie op? Pas hiervoor de volgende stappen toe.

  • Verwoordt eerst de richtlijnen: budgetten en verwachtingen.
    De directie geeft de budgetten, legt de sociale en hygiëne verwachtingen vast (bv verlagen absenteïsme, minimale aanwezigheden in OK, hygiënemaatregelen, …). Bepaalt de procedures en regels, en schept dus het kader waarbinnen de voorbereiding van het plannen gebeurt. Dit is de visie op organiseren en staat niet op het planbord maar is de ‘spirit’ van de organisatie. Visie formuleert ook de wensen van de gebouwgebruikers zoals patiënten, leerlingen, administratief personeel.
  • In de Tactische planning maken we het eigenlijke planbord op. Dit planbord schept visueel het evenwicht tussen de hoeveelheid werk en de beschikbaarheid van medewerkers. (vraag versus capaciteit)
  • Operationele planning is CAO-conform en mensgericht ‘roosteren’ van medewerkers. In deze tabbladen van het planbord zorgen we voor een stabiele kalender, vakantie- en ADV-dagen.

Een planning vertrekt dus steeds van de Visie. Daarna stellen we het Tactische plan op (aanbod versus capaciteit) om te eindigen met het Operationeel aansturen van de individuen in hun taken. Zie ons voorbeeld