The Cleaning System Schoonmaakbeheer

Hoe verantwoord je een investering?

An Wens Calculatie, Organisatie

Wanneer we de schoonmaakorganisatie opstellen zijn de beschikbare middelen belangrijk om een goed plan uit te werken. Maar dit is het geschikte moment om vernieuwing in te voeren, zoals nieuwe schrobzuigmachines, methoden edm. Dit brengt dan een investering met zich. Hoe kunnen we bv een nieuwe schrobzuig verantwoorden? Dit artikel gaat over het terug-verdien-effect van investeringen en hoe je dat bepaalt.

Wat is ROI?

Return on investment of terug-verdien-effect, afgekort als ROI, is een begrip waar uw financiële directie om vraagt wanneer u een voorstel tot investeren voorlegt. Maar wat houdt die ROI nou eigenlijk in? Waar bestaat het uit en hoe bereken je het zodat u op dezelfde golflengte zit als uw directie?

Betekenis

Return on investment betekent letterlijk ‘rendement op investeringen’ en dat geeft precies weer waar het om gaat. ROI is het rendement (terug-verdien-effect) op de investeringen. Levert de investering een verlies op, dan is de ROI een negatief getal; levert de investering winst op, dan is de ROI een positief getal. De formule is dan ook eenvoudig:

Return on investment (ROI) = (1 /(Verwachte) opbrengst / Investering (kosten)) × 100%

Voordeel van ROI

Het eerste voordeel van ROI is dat u direct ziet of een investering het overwegen waard is.

Het tweede is dat u gemakkelijk verschillende soorten oplossingen met elkaar kan vergelijken, hoewel het bedrag van de investering erg verschillend is. De opbrengst kan ook erg verschillen.

Een zogezegd gratis oplossing in Excel kan veel duurder worden dan een gespecialiseerde software omdat Excel veel meer werk vereist, geen overzicht biedt, onbetrouwbaar is als u de gegevens sorteert. Een gespecialiseerde software heeft standaard meer functies en biedt betrouwbaarheid, denk maar aan patiëntdossier, bevraging van de voeding, schoonmaakbeheer ed.

Nadeel van ROI

Een nadeel van het ROI-cijfer is dat er in dit kengetal geen rekening wordt gehouden met het risico van de investering. Het ROI-cijfer geeft weer wat u verwacht door de becijferde verhoging van de efficiëntie (snelheid) en effectiviteit (juistheid) maar niet wat het gevolg is op de ganse organisatie. Zo maakt een telefooncentrale iedereen sneller bereikbaar maar de ROI houdt geen rekening met wat een verstoring kan veroorzaken.

Return on investment berekenen

Investeringen in de schoonmaak hebben steeds een impact, gevolg, op de hoeveelheid werktijd en op de geleverde kwaliteit. De efficiëntie moet dus de werktijd verminderen en anderzijds de kwaliteit of effectiviteit verhogen.

Als voorbeeld gebruiken we de beslissing of u een nieuwe kleinere schrobzuigmachine aankoopt die bv 3.000 euro kost.

Met TCS heeft u alle ruimten al opgemeten en zijn er werkplannen opgemaakt. In deze werkplannen voeren we nu een simulatie: verandering van de vloermethode. We behouden eerst nog de frequenties.

Overzicht van de bestaande werkplannen

De eerste calculatie en de werkverdeling geeft een reeks van werkplannen in een deel van het gebouw van 1.780 m².

Werkplan Omschrijving M D W D V
10.A.1a 0.Aa, RX 04:00 02:00 02:15 02:00 02:05
10.A.1b 0.Ab, RX 04:30 02:25 02:20 02:45 02:45
10.A.1c 0.Ac, CORO 02:35 01:25 01:25 01:45 01:35
10.A.1d 0.Ad, CORO 01:30 01:25 01:05 01:05 01:05
10.A.1e 0.Ae, A op O 05:05 04:00 03:05 04:05 03:00
10.SZ A 0 – Schrobzuigmachine 00:45 00:45 00:45
  Totaal werkuren per dag 18:25 11:15 10:55 11:40 11:15

Deze werkplannen situeren zich in het gebouw als volgt.

Schoonmaakbeheer werkplan TCS

Overzicht van de aangepaste werkplannen

Wanneer we het grondige werk van de vloeren van de grotere ruimten met een kleine schrobzuig uitvoeren bij de grondige beurt, dan vermindert het manueel werk (van de grondige beurt) en verhoogt het werk van de schrobzuig. De werkduur van de werkplannen vermindert dus behalve die van het schrobzuigplan.

Schoonmaakbeheer TCS Werkplan

Werkplan Omschrijving M D W D V
10.A.1a 0.Aa, RX 03:15 02:00 02:00 02:00 01:45
10.A.1b 0.Ab, RX 04:00 02:25 02:25 02:45 02:45
10.A.1c 0.Ac, CORO 01:50 01:15 01:15 01:30 01:20
10.A.1d 0.Ad, CORO 01:10 01:05 00:55 00:50 00:45
10.A.1e 0.Ae, A op O 04:20 03:50 02:45 03:50 02:45
10.SZ A 0 – Schrobzuigmachine 01:20 00:00 01:10 00:00 01:10
  Totaal werkuren per dag 15:56 10:35 10:30 10:55 10:30

Het resultaat

De simulatie van de arbeidsduur met een kleine schrobzuigmachine voor het grondige vloerwerk heeft de totale arbeidsduur in deze werkplannen verminderd. Het terug-verdien-effect volgt dus uit de vermindering van de arbeidsduur van de “gewone” werkplannen met 6:30 uur per week en de verhoging van de arbeidsduur van de schrobzuigmachine met 1:30 uur per week. Het resultaat bedraagt 5 uur tijdswinst per werkweek.

Deze simulatie geeft aan dat er twee verschillende voordelen zijn. Het eerste voordeel is de “cijfermatige besparing” van 5 werkuren per week of (5 u x 52 weken x 26,5 € per uur = 6.969,50 euro per jaar).

Het tweede voordeel is al even belangrijk: we kunnen de werkwinst van 6:30 uren per week in de werkplannen omzetten naar een andere werkverdeling over het ganse gebouw. Het werkplan voor de schrobzuig wordt dan gecombineerd met gelijkaardig werk in andere zones. De kwaliteitscontrole leert ons immers of de schrobzuig de kwaliteit verhoogt en of we de huidige frequenties mogen aanpassen.

De ROI is gebaseerd op de cijfermatige winst: 1/ (6.969,5 € / aankoopprijs 3.000 €)) maal 100% = 43 % en toont aan dat het toestel zich in 52 weken x 43% = 23 weken tijd terugverdient.

De niet-cijfermatige winst bestaat uit de vermindering van de werkdruk of de mogelijkheid het werk anders te verdelen over andere werkplannen.

Besluit

De berekening van het terug-verdien-effect van investeringen is niet moeilijk indien u over de juiste informatie (ruimten, methoden, frequenties, …) beschikt. Een grondig inzicht in de ruimten, het geplande werk en de werkverdeling laten toe een overbelaste organisatie aan te passen. U kan simulaties voeren om werk te verdelen en de verkaveling van de werkzones snel en eenvoudig aan te passen.