Zitten facilitaire directeurs en meerdere leveranciers rond een thema wel eens samen om de samenhang van de oplossing en een samenwerking te bespreken? Het periodieke overleg gebeurt hoofdzakelijk met één leverancier over de geleverde diensten en de kosten. En ik stel me de vraag of dit wel de beste werkwijze is.
Ik denk dat overleg met een groep leveranciers rond één thema weinig gebeurt en veel nadelen heeft voor uw efficientie, effectiviteit en naar uw mensen toe.
Uw collega’s op het werk en in de vakvereniging pleiten steeds voor betere onderlinge communicatie. Iedereen praat over goed en open overleg, over ‘dialoog’, visie of ontwikkelingen. Maar waar staat u met de uitwisseling van ervaringen met uw leveranciers als bron van deze nodige vernieuwing?
Een bespreking over de partnerships van een klant met meerdere leveranciers, of de verbinding van oplossingen in teamverband voor die klant heb ik binnen de facilitaire wereld nog maar zelden meegemaakt. Terwijl dit voor leveranciers van financiële software (bv. fabrikant en accountants), logistieken diensten (bv. transportbedrijf, ICT en magazijnsysteem), toestellen of technische installaties dan weer wel normaal en gebruikelijk is. Hoe komt dat, want het lijkt me dat iedereen in de facilitaire sector er wel behoefte aan heeft?
Ik spreek regelmatig met de leverancier(s) van mijn klant om de klant nog beter te helpen. Maar zelden is dit op initiatief van die klant.
Samenwerken als partners blijft voor de klant een zakelijke klant/leveranciersrelatie. Maar de samenspraak, het overleg biedt iedereen de mogelijkheden van een ruimer engagement voor een bepaalde periode, zodat niet alleen informatie, maar ook ideeën gedeeld worden. Uiteindelijk zorgt de gebundelde visie voor een coherente oplossing, die we efficient, effectief en vooral mensgericht implementeren. Recente voorbeelden bevestigen dat facility management nood heeft aan cohesie en coherente oplossingen.
Zo worden de contracten in de facilitaire wereld steeds omvangrijker. Bv. een organisatie werkt drie jaar aan een nieuwbouw van 100 miljoen en koopt daarbij ook nog voor 50 miljoen nieuwe apparatuur. Geeft veel geld uit aan studiebureaus en intern werkoverleg maar als alles bijna af is, zoekt men op een drafje de goedkoopste poetsploeg om in 10 dagen een offerte te maken om het gebouw dan op één week tijd proper te maken. Zonder veel of correcte informatie, terwijl die er wel is.
Overleg, afspraken, kwaliteitsniveaus, voorbereiding, projectplanning, logistieke planning, personeelsveiligheid … is dan een theorie uit een studenticoos verleden en zeker niet relevant. Zo heb ik in december een dossier van uitbesteding gezien dat op twee weken klaar moest zijn voor “dixit” “ik denk dat we meer dan 100 gebouwen hebben, maar ik ben niet zeker …” De zakelijke vergelijking van de offertes om toch maar de goedkoopste leverancier te vinden, heeft in mijn ervaring nog nooit een kwalitatieve oplossing voortgebracht.
Facilitaire overleg is niet zoals ‘Blind Getrouwd’
Enkel door open overleg met de productleverancier help ik een klant aan een jaarlijkse besparing van 52.000 euro, of verlaagt het absenteïsme van 18,4% naar 6,4%; enkel door overleg met een externe specialist kan ik helpen met een correcte legionella rapportering. Als u ook het overleg met het bouwteam op voorhand opstart, voor de goedkeuring van bouwplannen, kan ik concrete en ernstige besparingen realiseren voor de schoonmaakploeg. En die blijven dan voor de volgende 10 jaar doortellen.
Overleg met meerdere partijen levert de facilitaire directie ernstige besparingen en schept ruimte om de werking van het poetsteam te optimaliseren. Een schoonmaakploeg van 100 voltijdsequivalenten vraagt al snel een jaarbudget van 3 miljoen euro. Dat beheer je niet in een ‘sheet’. De verbetering van werkplanning, werklastberekening, evenwicht in de verdeling van taken, klare werkinstructies, heldere vakantieplanning helpen het absenteïsme te verlagen. Deze vermindering levert een forse besparing op, zonder de poetsers zelf tekort te doen. Alleen maar door ruim op voorhand het werkoverleg te starten en alle partijen te laten samenwerken.
Wanneer start u het overleg op met uw leveranciers om een coherent beleid te ondersteunen?