Excel is een uiterst flexibel en krachtig instrument met veel mogelijkheden en voordelen. Vroeger gebruikte ik Excel intensief voor de schoonmaakcalculaties. Koppel je Excel aan SharePoint, dan kan je nog de input van gegevens en de beschikbaarheid wat verbeteren. Met telkens kleine aanpassingen, versies voor elke nieuwe opdracht, wordt elke calculatie uniek en de gegevens moeilijk herbruikbaar.
Duidelijke valkuilen
In Excel kan je de gegevens vrij manipuleren, zowel de gebruiker als de formules. Zelfs de beste Excel gebruikers introduceren fouten wanneer ze gegevens sorteren, verwijderen en formules veranderen. Sorteer eens je Excel lijst met formules in en zie wat er met deze formules gebeurt. Als je sommen maakt, een macro instelt met variabele gegevens, de verkeerde rij of kolom selecteert, zal Excel je niet aangeven dat je een fout maakte.
Meerdere gebruikers kunnen een ander tijdsformaat hanteren
Als meerdere gebruikers hetzelfde werkblad aanpassen, herzien en terugsturen ontstaat er het bijkomende probleem van de versie: welke versie is immers de laatste, juiste, enz. Met andere woorden: indien elke gebruiker Excel hanteert om gegevens te behandelen, eigen formules toevoegt en elementen verwijdert, verhogen de kansen op ernstige fouten. Zoals steeds zit er een duiveltje in het verborgen detail en dit vind je niet zomaar terug.
De grootste beperking
In gesprekken merk ik dat nog veel beheerders van schoonmaak zo moeten werken. Net zoals in bedrijfjes die hun boekhouden en facturatie met Excel voeren. En de boekhouder daarna alles rechtzet. Echter, met een gespecialiseerde boekhoudpakket wordt de verwerking van gegevens en het beheer van de organisatie correcter. En de boekhouder verandert in een raadgever.
Het probleem van een Excel “boekhouding” is dus niet de capaciteit om te rekenen maar de betrouwbaarheid om te beheren.
Dezelfde redenering geldt voor patiëntendossiers, kwaliteitsinspectie, klanten- en prospectiebeheer (CRM), projectplanning, statistieken of Business Intelligence maar zeker ook voor het beheer van de activiteiten van de schoonmaakafdeling.
Slechts een korte-termijn oplossing
Wat doet dus een schoonmaakbeheerder om de ganse organisatie in kaart te brengen en de juiste werklast te berekenen. Juist, hij/zij telt het aantal patiëntruimten, de verkeerszones, kantoren enz. in een Excel lijst en laat hier formules op los die het gemiddelde rendement per m², frequentie en het serviceniveau simuleren. Het resultaat is dan een hoeveelheid werktijd die gedeeld wordt door 7.5 om een benadering te geven van het aantal voltijdsequivalenten. En voila, in een mooi rapport geeft de betreffende leverancier ook nog een raming van productverbruik.
Dergelijke rapporten in Excel kan je toch niet overzichtelijk beheren?
Voorbeeld van beheer in Excel
Als de producten geleverd zijn en de poetsers opgeleid werden in de nieuwste mop-technologie, verdwijnen de Excel rapporten in de kast en de leverancier haast zich naar de volgende klant.
De beheerder blijft dan achter met een theoretisch aantal voltijdsequivalenten, maar zonder organisatie overzicht of mogelijkheden om het werk / gebouw aan te passen. Bij elke verandering in het gebouw moet de calculatie immers “aangepast” of hermaakt worden. Is de beheerder hiermee geholpen? Kunnen ruimten en werkwijzen snel aangepast worden aan de dagelijkse veranderingen en is er een verbinding tussen de werkwijze (methoden en taken) en de kwaliteitsopvolging?
Voordelen van een gespecialiseerd pakket
Een gespecialiseerd softwarepakket voor zowel boekhouding, klantopvolging of schoonmaakbeheer biedt meer mogelijkheden en vooral grotere betrouwbaarheid.
- Een softwarepakket kan de organisatie inzichtelijk sturen omdat de werklogica wetenschappelijk en methodisch is opgenomen.
- De gebruiker maakt ook gebruik van de wetenschappelijke onderbouw van normeringsorganisaties, arbeidsstudies en hygiëne vereisten.
- De gebruiker hoeft zich niet om de betrouwbaarheid van de werking te bekommeren.
De beheerder evolueert zo van “lijstjestypiste” tot Beheerder.
Deze beheerder kan de dagelijkse organisatie uitwerken met speciale software functies, heeft inzicht en vooral visuele overzicht van de gebouwen en de werking van de schoonmakers.
Voorbeeld van beheer in TCS
Werkplannen, aanpassingen, nieuwe machines en methoden invoeren, kwaliteitsniveaus en hygiëneopvolging worden nu de hoofdbekommernis, ondersteund met gespecialiseerde softwarefuncties.
Vraag de boekhouding maar wat gemakkelijker is!